Automatisera er orderhantering

Orderhantering är allt som händer mellan att en kund skickar en order och att den ligger korrekt registrerad i affärssystemet. För bolag som tar emot ordrar via mejl betyder det i praktiken att någon öppnar varje mejl, tolkar underlaget och matar in det för hand.

Många som letar efter ett nytt orderhanteringssystem har egentligen inget problem med systemet de har. Problemet sitter i steget före, i den manuella orderinmatningen. Det är där tiden går åt, och det är där felen uppstår.

Samma mönster gäller för fakturor och underlag för bokföring. Dokumenten finns redan i inkorgen. Det som saknas är vägen från mejlet in i systemet.

Ingen bestämde att orderinmatningen skulle vara manuell. Den blev det för att den fungerade när bolaget var mindre. Tio återförsäljare går att mata in för hand. Sjuttio gör det inte.

Varje avsändare har sitt eget format, sin egen mall, sitt eget sätt att skriva artikelnummer. Någon lärde sig läsa dem alla. Den kunskapen sitter numera i huvudet på en person, och den personen är svår att ersätta under semestern.

Kostnaden syns aldrig som en post i bokföringen. Den ligger utspridd som tjugo minuter här och fyrtio minuter där, varje morgon, hos någon vars tid är värd mer. Ingen enskild order tar lång tid. Det är summan som gör det.

Problemet växer med bolaget, men uppmärksamheten gör det inte. Varje order är för liten för att kännas som ett problem, och därför blir den aldrig prioriterad. Den ligger kvar tills någon räknar ihop den.