Solstickan Design

    Konsumentprodukter · Täby

    Solstickan Design:
    AI-driven orderhantering

    Från PDF-order i e-post till skapad order i Visma, utan manuell inmatning.

    Solstickan Design tar emot order via e-post från cirka 250 återförsäljare, bland annat Cervera, Åhléns, Nordic Nest och fristående inredningsbutiker. Orderunderlagen kommer både som PDF och som text i mail. I vissa fall saknas artikelnummer eller komplett orderinformation, vilket tidigare krävde manuell tolkning innan ordern kunde registreras i Visma.

    Idag hanteras cirka 90 procent av orderflödet automatiskt. En AI-agent läser inkommande mail var 15:e minut, tolkar orderunderlaget, identifierar kund, artiklar och antal samt skapar ordern direkt i Visma.net ERP. Om något är oklart stoppas flödet och AI:n aviserar teamet för bekräftelse innan ordern går vidare.

    Nyckeltal

    11
    Orders per dag i snitt totalt
    ~45 min
    Manuell tid per dag före
    168 h 44 min
    Sparad tid per år
    250
    Återförsäljare som skickar order via mail
    90 %
    Automatiseringsgrad
    5x
    Möjlig högsäsongsvolym

    Om Solstickan

    Solstickan är ett svenskt designvarumärke med rötter i den klassiska tändsticksasken från 1936. Idag drivs verksamheten av Tradingbox AB i Arninge, Täby. Bolaget utvecklar och säljer heminrednings- och presentprodukter till återförsäljare som Nordic Nest, Cervera och Åhléns samt i egen onlinekanal.

    Så arbetar jag som operativ arkitekt

    "Jag lade en och en halv timme varje morgon på att mata in ordrar i Visma. Nu händer det utan att jag rör det. Tobias förstod hur vi jobbar, byggde klart på några dagar och krånglade inte till det. Grym kunskap och lätt att jobba med."

    — Paul Maielli, VD, Solstickan Design / Tradingbox AB

    Läs Pauls egna ord på Solstickan Designs webbplats

    Före

    PDF-ordrar mottogs via e-post och hanterades manuellt i Visma. Varje order tog cirka 4 minuter att registrera. När artikelnummer saknades behövde personalen tolka vad kunden menade, vilket ökade risken för fel och skapade flaskhalsar vid högre volymer.

    Efter

    AI-agenten läser mail och bilagor, tolkar även otydliga orderunderlag, matchar produkter och skapar ordern automatiskt i Visma. Vid avvikelser eller osäkerhet aviseras teamet, och ordern pausas tills den bekräftats.

    2531 orders per år × 4 minuter per order = 10 124 minuter. Det motsvarar 168 timmar och 44 minuter per år, eller ungefär 21 arbetsdagar vid 8 timmar per dag.

    Extra viktigt vid högsäsong

    Vid höst, jul och Black Friday kan ordervolymen vara upp till 5 gånger så hög. Då skulle manuell hantering motsvara över 3 timmar och 40 minuter per dag. Med automatiseringen kan orderflödet skala utan att fler personer behöver sitta med ren inmatning.

    1E-post

    Ordern kommer in som PDF-bilaga i Outlook.

    2Tolkning

    AI läser PDF:en och identifierar kund, artiklar, antal och orderdata.

    3Validering

    Innehållet kontrolleras mot regler och förväntade fält.

    4Visma

    Ordern skapas automatiskt i Visma.net ERP.

    5Uppföljning

    Vi har också byggt dashboards, prognoser och routing i kundtjänst.

    Ett automatiserat orderflöde där en AI-agent i Outlook läser och tolkar PDF-ordrar och textordrar, skapar order i Visma.net ERP. Vi har också byggt kundtjänstrouting, återförsäljaraktivering, prognoser och Visma-dashboards.

    Körs var 15:e minut

    Automatiskt med kontroll vid avvikelse

    Färre fel och högre kvalitet

    Mer tid till kundrelationer, försäljning och utveckling

    Skalbart flöde som möter säsongstoppar